Pembuatan akta Notaris terkait penyelenggaraan RUPS secara elektronik[

Pembuatan akta Notaris terkait  penyelenggaraan RUPS secara elektronik[1]

Oleh : Alwesius, S.H, M.Kn[2]

A.            Pendahuluan

Penyebaran Corona Virus Disease 2019 (COVID19)  di Indonesia semakin hari semakin mengkhawatirkan. Kekhawatiran tersebut juga dirasakan oleh para Notaris Indonesia. Khususnya dalam menghadapi anjuran pemerintah untuk bekerja dari rumah, Work From Home (WFH) dan juga dengan akan mulai diberlakukannya Pembatasan Sosial Bersekala Besar (PSBB), masing-masing dengan melaksanakan Social Distancing dan Physical Distancing.

 Anjuran pemerintah untuk melaksanakan WFH tentunya harus didukung oleh para Notaris Indonesia, demikian juga apabila kemudian wilayah kabupaten/kota yang menjadi tempat kedudukan Notaris atau wilayah Provinsi yang menjadi wilayah jabatan Notaris dinyatakan sebagai wilayah yang masuk sebagai wilayah PSBB. Berdasarkan Pasal 13 ayat (1) Permenkes No. 9 Tahun  2020 PSBB tersebut meliputi:

a.             peliburan sekolah dan tempat kerja;

b.            pembatasan kegiatan keagamaan;

c.             pembatasan kegiatan di tempat atau fasilitas umum;

d.            pembatasan kegiatan sosial dan budaya;

e.             pembatasan moda transportasi; dan

f.             pembatasan kegiatan lainnya khusus terkait aspek pertahanan dan keamanan.[3]

Peliburan tempat kerja tersebut dikecualikan bagi kantor atau instansi strategis yang memberikan pelayanan terkait pertahanan dan keamanan, ketertiban umum, kebutuhan pangan, bahan bakar minyak dan gas, pelayanan kesehatan, perekonomian, keuangan, komunikasi, industri, ekspor dan impor, distribusi, logistik, dan kebutuhan dasar lainnya.[4]

Berkaitan dengan hal tersebut sangat dirasakan kebutuhannya bagi perseroan terbatas,  baik perseroan terbatas tertutup maupun perusahaan terbuka untuk mengadakan RUPS secara elektronik melalui media elektronik (telekonference, vidio conference), khususnya dalam menghadapai anjuran WFH maupun dalam keadaan PSBB. Untuk keperluan tersebut permasalahan yang akan dibahas dalam tulisan ini meliputi:

1.             Apa yang dimaksud dengan penyelegaraan RUPS secara elektronik dan bagaimana cara pelaksanaannya ?

2.             Bagaimana cara pembuatan risalah RUPS secara elektronik?

3.             Apakah Notaris dapat membuat akta terkait dengan pembuktian penyelenggaraan RUPS secara elektronik tersebut?

B.            Pembahasan

1.             Penyelenggaraan RUPS secara elektronik

Pada prinsipnya penyelenggaran RUPS secara elektronik sama saja dengan penyelenggaran RUPS yang dilakukan secara konvensional. Penyelenggaran RUPS secara elektronik tersebut tunduk pada ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat terkait dengan penyelenggaraan RUPS yang ditentukan dalam UUPT maupun anggaran dasar PT, misalnya panggilan rapat, tempat rapat,  kuorum rapat dan pengambilan keputusan rapat, tentunya dengan memperhatikan pengecualian baik yang ditetapkan dalam UUPT maupun peraturan perundang-undangan yang bersifat khusus yang mengatur hal tersebut, misalnya Peraturan OJK untuk RUPS secara elektronik yang diselenggarakan bagi perusahaan pasar  modal serta anggaran dasar PT.

Mengenai RUPS secara elektronik melalui media elektronik (media telekonference atau video konferensi), dimungkinkan untuk dilaksanakan berdasarkan ketentuan  Pasal 77 ayat (1) UUPT, yang menentukan:

“Selain penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud dalam  Pasal 76, RUPS dapat juga dilakukan  melalui  media  telekonferensi,  video  konferensi,  atau sarana  media  elektronik lainnya  yang  memungkinkan  semua  peserta  RUPS  saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat.”[5]

Dalam hal dilakukan RUPS melalui media elektronik harus ada tempat rapat, tempat yang ditentukan untuk diselenggarakannya RUPS tersebut dan ditempat tersebut telah terpasang media elektronik yang akan dijadikan sarana untuk diselenggarakannya RUPS  dan di tempat tersebut hadir pihak penyelenggara RUPS, dalam hal ini pihak yang mengusulkan diadakannya RUPS tersebut misalnya Direksi atau Dewan Komisaris Perseroan dan undangan rapat lainnya (jika ada). Tempat rapat harus berada di tempat kedudukan Perseroan atau tempat perseroan menyelenggarakan kegiatan usahanya   dan berada di dalam wilayah Republik Indonesia, kecuali semua pemegang saham hadir maka RUPS dapat diselenggarakan dimanapun di dalam wilayah Republik Indonesia.[6] Bagi perusahaan terbuka rapat harus diselenggarakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat Perseroan melakukan kegiatan utamanya atau Ibukota Provinsi dimana tempat kedudukan atau tempat kegiatan utama Perseroan atau Provinsi tempat kedudukan Buesa Efek dimana saham Perusahaan Terbuka dicatatkan.[7]

2.             Pembuatan risalah atas RUPS yang diselenggarakan secara elektronik

Pasal 77 ayat (4) UUPT menentukan “Setiap penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS.” Disetujui dan ditandatangani tersebut dapat dilakukan secara elektronik atau secara fiisk. [8] Dalam hal penandatanganan tersebut dilakukan secara fisik menurung telah dibuat dan menandatangani risalah rapat tersebut secara fisik  menurut Penulis dapat dilakukan dengan cara masing-masing peserta rapat mem-print out dokumen risalah rapat sejumlah yang dibutuhkan untuk kemudian dijadikan satu sebagai bukti bagi penyelenggaran rapat tersebut atau dapat juga dilakukan melalui penandatanganan risalah tersebut secara bergiliran (sirkuler ) pada dokumen yang sama.

3.             Pembuatan akta Notaris terkait penyelenggaraan RUPS secara elektronik

Berdasarkan sistem hukum yang berlaku di Indonesia serta ketentuan  UUJN dan peraturan perundang-undangan lainnya, saat ini belum dapat dilakukan pembuatan akta RUPS melalui media elektronik. UUJN menentukan bahwa akta Notaris dibuat dalam bentuk Minuta akta.  Minuta  Akta  adalah  asli  Akta  yang  mencantumkan tanda  tangan  para  penghadap,  saksi,  dan  Notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris.

Minuta akta yang telah ditandatangani secara fisik oleh penghadap (para penghadap) pada akta yang bersangkutan dan asli akta tersebut disimpan dalam protokol Notaris, dan tetap berada disitu. Hal tersebut berbeda dengan akta yang dibuat secara elektronik dimana asli akta yang bersangkutan disimpan dalam server penyelenggara sistem elektronik yang bersankutan, yang tidak diketahui terletak atau berada di mana. Sehubungan dengan hal tersebut maka pembuatan akta Notaris, baik untuk akta Partai/Akta Pihak maupun akta Relaas/akta Pejabat secara elektronik saat ini belum dimungkinkan, kecuali nantinya dilakukan perubahan ketentuan hukum yang mengatur hal tersebut.[9]  

Dengan tidak dimungkinkannya pembuatan akta RUPS yang dibuat oleh Notaris dilakukan secara elektronik maka pembuatan akta terkait dengan penyelengagran RUPS dapat dilakukan secara konvensional seperti pembuatan akta terkait penyelenggaran RUPS pada umumnya. Jadi untuk keperluan tersebut Notaris dapat membuat akta RUPS seperti biasanya sesuai ketentuan UUJN dalam bentuk akta Relaas/akta Pejabat.

Selain dalam bentuk akta Relaas/Akta pejabat loeh karena untuk penyelenggaran RUPS melalui media elektronik tersebut dibuat risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS[10] maka selanjutnya apa yang tertuang dalam risalah rapat yang dibuat secara elektronik tersebut dapat dinyatakan di dalam akta Notaris oleh pihak yang telah diberi kuasa dalam RUPS untuk menyatakan keputusan RUPS tersebut dalam suatu akta Notaris. Terkait hal tersebut maka Notaris dapat membuat akta terkait RUPS tersebut dengan membuat akta Pernyataan Keputusan RUPS, yang merupakan akta Partai/akta Pihak.[11]

C.            Penutup

Berdasarkan uraian diatas dapat diambil simpulan sebagi berikut:

1.             Pada prinsipnya penyelenggaran RUPS secara elektronik sama saja dengan penyelenggaran RUPS yang dilakukan secara konvensional. Penyelenggaran RUPS secara elektronik tersebut tunduk pada ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat terkait dengan penyelenggaraan RUPS yang ditentukan dalam UUPT maupun anggaran dasar PT, misalnya panggilan rapat, tempat rapat,  kuorum rapat dan pengambilan keputusan rapat, dengan memperhatikan pengecualian baik yang ditetapkan dalam UUPT maupun peraturan perundang-undangan yang bersifat khusus yang mengatur hal tersebut, misalnya Peraturan OJK untuk RUPS secara elektronik yang diselenggarakan bagi perusahaan pasar  modal serta anggaran dasar PT.

2.             Dalam hal dilaksanakannya RUPS melalui media elektronik maka untuk penyelengagran RUPS tersebut harus ada tempat rapat, tempat yang ditentukan untuk diselenggarakannya RUPS tersebut dan ditempat tersebut telah terpasang media elektronik yang akan dijadikan sarana untuk diselenggarakannya RUPS,  di tempat tersebut hadir pihak penyelenggara RUPS, dalam hal ini pihak yang mengusulkan diadakannya RUPS tersebut misalnya Direksi atau Dewan Komisaris Perseroan dan undangan rapat lainnya (jika ada). Tempat rapat harus berada di tempat kedudukan Perseroan atau tempat perseroan menyelenggarakan kegiatan usahanya   dan berada di dalam wilayah Republik Indonesia, kecuali semua pemegang saham hadir maka RUPS dapat diselenggarakan dimanapun di dalam wilayah Republik Indonesia.[12] Bagi perusahaan terbuka rapat harus diselenggarakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat Perseroan melakukan kegiatan utamanya atau Ibukota Provinsi dimana tempat kedudukan atau tempat kegiatan utama Perseroan atau Provinsi tempat kedudukan Buesa Efek dimana saham Perusahaan Terbuka dicatatkan.

3.             Setiap penyelenggaraan RUPS secara elektronikharus dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS, dilakukan secara elektronik atau secara fiisk. Dalam hal penandatanganan tersebut dilakukan secara fisik maka hal tersebut dapat dilakukan dengan cara masing-masing peserta rapat mem-print out dokumen risalah rapat sejumlah yang dibutuhkan untuk kemudian dijadikan satu sebagai bukti bagi penyelenggaran rapat tersebut atau dapat juga dilakukan melalui penandatanganan risalah tersebut secara bergilir (sirkuler ) pada dokumen yang sama.

4.             Saat ini belum dapat dilakukan pembuatan akta RUPS melalui media elektronik, sehingga pembuatan akta terkait dengan penyelenggaran RUPS dapat dilakukan secara konvensional seperti pembuatan akta terkait penyelenggaran RUPS pada umumnya, yaitu berupa akta Relaas/akta Pejabat dan juga dengan adanya risalah  RUPS yang dibuat secara elektronik yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS maka selanjutnya apa yang tertuang dalam risalah rapat yang dibuat secara elektronik tersebut dapat dinyatakan di dalam akta Notaris oleh pihak yang telah diberi kuasa dalam RUPS untuk menyatakan keputusan RUPS tersebut dalam suatu akta Notaris, berupa  akta Pernyataan Keputusan RUPS, yang merupakan akta Partai/akta Pihak.

DAFTAR PUSTAKA

Alwesius, Dasar-Dasar Teknik Pembuatan Akta Notaris, (Depok: Badan Penerbir Fakultas Hukum Universitas Indonesia, 2019)

 

_________, Pengetahuan dan Praktik Pembuatan Akta Perseroan Terbatas, Dilengkapi dengan contoh-contoh Akta terkait, Bagian Pertama (Bekasi: INP Jakarta, 2019)

G.H.S Lumban Tobing, Peraturan Jabatan Notaris, Jakarta : Erlangga, 1982, Cet. Ke 2

Herlien Budiono, Dasar Teknik Pembuatan Akta Notaris, Cet. Ke 1. (Bandung: PT Citra Aditya Bakti, 2013), hal. 7

Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Burgerlijke Wetboek, diterjemahkan oleh Prof. R. Subekti, SH dan H. Tjitrodibio, (Jakarta : Pradnya Paramita, 1985, Cet. 19,  Pasal 1868

Indonesia, Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 30 tahun  2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN No. 4432  diubah dengan Undang-Undang  Perubahan Undang-Undang  Nomor  30 tahun  2004 Tentang  Jabatan Notaris, UU No. 2 Tahun 2014, LN No. 3 Tahun 2014, TLN No. 5491, Pasal 15 ayat (1)

Indonesia, Undang-Undang Perseroan Terbatas, UU No. 40 Tahun 2007, LN No. 106 Tahun 2007, TLN No. 4756, [1]

---

[1] Tulisan ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rekan-rekan Notaris, baik secara langsung kepada penulis maupun pertanyaan-pertanyaan yang diajukan di media sosial

[2] Penulis saat ini sebagai Notaris-PPAT di Kabupaten Tangerang, Pengajar di Prodi MKn Universitas Indonesia, Prodi Mkn Universitas Sebelas Maret (UNS) Solo dan Mahasiswa Prodi Doktoral Universitas Pelita Harapan Jakarta.

[3] Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 Tahun 2020 Tentang Pedoman Pembatasan Sosial Berskala Besar Dalam Rangka Percepatan Pengananan Corona Virus Disease 2019 (Cocid-19) (Permenkes 9 Tahun 2020), Pasal 13 ayat (1)

[4] Ibid., Pasal 13 ayat (2)

[5] Indonesia, Undang-Undang Perseroan Terbatas, UU No. 40 Tahun 2007, LN No. 106 Tahun 2007, TLN No. 4756, Pasal 77 ayat (1)

[6] Idem, Pasal 76 ayat (1), (3) dan ayat (4)

[7] Idem, Pasal 76 ayat (2) dan Pasal 7  Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 32/POJK.04/2014 Tahun 2014 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka sebagaimana telah diubah oleh Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 10/POJK.04/2017 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 32/POJK.04/2014 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka

[8] Indonesia, Undang-Undang Perseroan Terbatas, op.cit., penjelasan Pasal 77 ayat (4)

[9] UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 5 ayat (4)   menentukan bahwa ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik yang ditetapkan dalam Pasal  5  ayat (1) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku terhadap  surat  yang menurut        Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan surat               beserta  dokumennya yang menurut Undang- Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

[10] Ibid., Pasal 77 ayat (4)

[11] Terkait dengan pembuatan akta RUPS untuk keperluan RUPS Perusahaan Terbuka harus memperhatikan ketentuan yang berlaku bagi penyelenggaraan RUPS Perusahaan  Terbuka. Saat ini dalam Rancangan POJK yang mengatur penyelengaraan RUPS Perusahaan Terbuka secara elektronik, ditentukan bahwa akta Risalah RUPS tersebut harus dibuat oleh Notaris.

[12] Idem, Pasal 76 ayat (1), (3) dan ayat (4)